پايان نامه مديريت : ارزيابي عملكرد

ارزيابي عملكرد

ارزيابي عملكرد يكي از وظايف خيلي مهم و مشكل مديران مي باشد(Badawy, 2007 , P64) و يكي از موضوعات تحقيقي است كه خيلي زياد در روان شناسي كار مورد بررسي قرار گرفته است. ارزيابي عملكرد به طور چشمگيري به قسمتي از رويكرد استراتژيك براي ادغام فعاليت منابع انساني و خط مشي هاي كسب و كار تبديل شده است و در حال حاضر يك عبارت و اصطلاح جامعي است كه مجموعه ي متنوعي از فعاليت ها را در بر مي گيرد كه سازمان ها از طريق آن كاركنان شان را ارزيابي مي كنند، شايستگي هاي آنها را بهبود مي دهند و عملكردشان را افزايش مي دهد و پاداش ها را تقسيم مي نمايند.(Kuvaas , 2007 , P78)

در مباحث مديريت، ارزيابي با عنوان ها و واژه هاي مختلفي مانند ارزيابي، ارزشيابي، ارزيابي عملكرد، ارزيابي شايستگي يا لياقت، ارزيابي كاركنان و… به كار رفته است كه تقريباً همه ي آنها مفهوم ارزيابي عملكرد نيروي انساني را در بر دارد. در سازمان ها معمولا كليه ي افراد به طور غير رسمي، مورد ارزيابي قرار مي گيرند، اما فرآيند ارزيابي عملكرد نيروي انساني به ارزيابي نظام دار نحوه ي انجام كار كاركنان مي پردازد. به طوري كه با آن بتوان به اهداف مورد نظر دست يافت. بنابراين ارزيابي عملكرد، فرآيندي است كه به طور نظام دار به تشريح توانايي ها و ضعف هاي كاركنان با توجه به شغل آنها در فواصل معين مي پردازد.(زارعي متين، ۱۳۷۹، ص ۱۵۲)

ارزيابي عملكرد همچنين مي تواند به عنوان يك ارزيابي دوره اي از بازده يك فرد در مقابل انتظارات خاصي كه سنجيده مي شود، تعريف گردد، در واقع اين فرآيند شامل مشاهده و ارزيابي عملكرد كارمند در محيط كار، در ارتباط و با توجه به استانداردهاي از پيش تعيين شده مي باشد.

Ahmad&Ali , 2004 , P49)

۲-۴- فلسفه ارزيابي عملكرد

در گذشت همديران ارزيابي عملكرد را فقط به منظور كنترل كاركنان انجام مي دادند در حالي كه امروزه جنبه ي راهنمايي و ارشادي اين عمل اهميت بيشتري يافته است.(عباس پور،۱۳۸۴، ص۲۱۴) در گذشته، سيستم هاي ارزيابي، گرايش و تمايل به تأكيد بر ويژگي ها، كمبودها يا نقصان ها و توانايي هاي كاركنان داشتند، اما فسسفه ي جديد ارزيابي بر عملكرد فعلي و اهداف آينده متمركز مي باشد. فلسفه ي جديد همچنين بر مشارك متقابل كاركنان با سرپرست در تعيين اهداف تأكيد مي كند(Kumar , 2005 , P2) در اين زيمنه Armstrong و Baron(1998)، بر اهميت توجه به ارزيابي عملكرد به عنوان يك فرآيند مشاركتي( مربي گري و مشاوره)، به جاي يك بررسي و مرور قضاوتي و انتقادي، تأكيد مي كند.Ahmad&Ali,2004 , P49))

بنابراين، فلسفه ي امروزين ارزيابي عملكرد آن گونه كه ديويس و ينواستروم تأكيد مي كنند، عبارت از اين است كه؛

 

• جهت گيري آن به سوي عملكرد است؛

 

• بر روي هدفها و آماجها پافشاري مي كند؛

 

• تعيين هدفها يا هدفگذاري ها با رايزني متقابل مدير و كاركنان صورت مي پذيرد .(عباس پور، ۱۳۸۴، ص ۲۱۴)

۲-۵- اهداف ارزيابي عملكرد

هدف ارزيابي عملكرد، يكي از فاكتورهايي است كه ويژگي ها و كيفيت ارزيابي ها را تحت تأثير قرار مي دهد.(Jones el al , 2007 , P316) سازمانها در ارزيابي عملكرد كاركنان و اعضاي خود در پي هدف هاي مختلفغ و گوناگوني هستند. اهداف معمول و رايج استفاده از ارزيابي عملكرد، شامل فراهم آوردن باز خورد در مورد اشتباهات يا ضعف ها در عملكرد گذشته، ثبت رفتارهايي كه مثبت يا مفيد بودند و ارزيابي كاركنان در خصوص امكان ارتفا مي باشد. به صورت كلي تر، بيان شده است كه اهداف فرآيند ارزيابي مي تواند به دو دسته طبقه بندي شود: ۱- كنترل كارمند، ۲- بهبود وپرورش كارمند

مؤلفه هاي ارزيابي عملكرد كنترل محور، بر كمك به سازمان از طريق هدايت رفتار كاركنان به وسيله ي پاداش يا تبيه متمركز است. برعكس، مؤلفه هاي ارزيابي عملكرد با جهت گيري بهبود و پرورش كاركنان، نوعا شامل بازخورد مي باشد كه به كاركنان در دستيابي به اهداف فردي و شغلي در داخل سازمان كمك مي كند.(Hinduga &Lilley , 2007 , P139)

اما در نهيت مي توان گفت كه هدف نهايي ارزيابي عملكرد، افزايش كارآيي و اثر بخشي افراد و متعاقباً افزايش كاريي و اثر بخشي در سطح سازماني مي باشد. (Jones el al , 2007 , P316)

به طور كلي از طريق فرآيند ارزيابي مي توان به اهداف زير دست يافت؛

۱- رشد و توسعه كاركنان

از اهداف اصلي ارزيابي عملكرد، توجه به بهبود و توسعه است، راجع به اينكه چگونه كاركنان مي توانند عملكرد خود را درآينده بهبود دهند.(Decieri et al , 2002 , P89 ) بهبود مهارت ها و انگيزه ي كاركنان از طريق تأمين بازخورد عملكرد صورت مي گيرد. با فرآيند مذكور و در ميان گذاشتن نتايج آن و مشاوره شغلي با كاركنان مي توان به آنها كمك كرد تا بر ضعف هاي خود پيروز گردند و تا بهبود توانايي هاي خود، قادر باشد عملكرد و زندگي شغلي بهتري داشته باشند.(زارعي متين، ۱۳۷۹، ص ۱۵۳)

۲- تعيين مسير شغلي

عملكرد كارمند در شغلش نشان دهنده ي توانايي هاي بالفعل و همچنين نقاط ضعف و قوت اوست، در نتيجه با ارزيابي فرد و كسب اطلاعاتي در اين زمينه مي توان مسير شغلي فرد را در سازمان ترسيم نمود. منظور از مسير شغلي، مشاغلي است كه در طي عمر كاري، فرد درسازمان، يكي پس از ديگري به او واگذار مي شود. (سعادت، ۱۳۸۱، ص ۲۱۶).

۳- برنامه ريزي نيروي انساني

يك جنبه ي مهم برنامه ريزي نيروي انساني، تعيين نيروي انساني موجود درسازمان و شناسايي قابليت هاي آنها مي باشد. ارزيابي عملكرد كاركنان، اگر در تمام سطوح سازمان صورت گيرد، به آساني شايستگي ها و استعداد سازمان و اعضاي آن را نشان مي دهد. اين مهم به ويژه در مورد سرپرستان و مديران از اهميت بالايي برخوردار است.( زارعي متين، ۱۳۷۹، ص ۱۵۵)

۴- حقوق و مزايا

از كاربردها و اهداف ديگر ارزيابي هاي عملكرد اين است كه آنها اغلب با تصميمات اداري، مانند پرداخت مزايا گره خورده اند. اين كاربرد، براساس اين منطق و دليل است كه ارتباط بين نتايج ارزيابي ها با پاداش مي تواند تأثير انگيزشي ارزيابي هاي عملكرد را براي كاركنان تقويت كند..

(Decieri et al , 2002 , P89)

امروزه اكثر مديران و مسئولان معتقدند كه بايد با افزودن به حقوق ودستمزد، به كار و عملكرد برجسته كاركنان، پاداشي مستمر و ملموس داد. پرداخت پاداش به خاطر عملكرد خوب، نقش بسيار مهمي درايجاد انگيزه براي ادامه ي آن خواهد داشت. بنابراين، براي تشويق كاركنان به عملكرد خوب و مؤثر، سازمان بايد سيستمي منصفانه براي ارزيابي عملكرد كاركنان طراحي كند و با اجراي صحيح آن، به كاركنان برجسته و قوي           پاداش دهد.(سعادت، ۱۳۸۱، ص ۲۱۷)

۵- تسهيل ارتباطات

ارتباطات يك فاكتور مهم تأثير گذار بر انگيزش كاركنان در سازمان مي باشد. بنابراين، به عنوان يك مهارت مهم براي مديران و رهبران در سازمان ها شناسايي مي شود. ارزيابي هاي عملكرد مي تواند عدم اطمينان و ترديد كاركنان را كاهش دهد، در حالي كه ارتباطات مؤثرتر و كارآمدتر را بين سرپرستان و زيردستان، ارتقا و بهبود مي دهد. همچنين، در صورت كوتاهي در ارائه بازخورد، مي تواند نتايج منفي براي كاركنان داشته باشد. براي مثال، فقدان بازخورد، كاركنان را رها و آزاد مي گذارد تا براساس حدس و گمان تصميم بگيرند كه آيا مسير فعلي رفتاري را در ارتباط با شغل و كار، ادامه دهد، با يك مسير ديگر را انتخاب كنند. ارتباطاتي كه به وسيله ي بازخورد ارزيابي عملكرد، دريافت مي شود. براي تشويق كاركنان براي باقي ماندن دريك مسير مثبت و مفيد و براي هدايت كاركنان به منظور اصلاح زمينه هاي مسأله دار، لازم و حياتي است.(Bectan et al , 2007 , P21)

۶-شناسايي استعدادهاي بالقوه كاركنان

بعضي سازمان ها سعي مي كنند از طريق فرآيند ارزيابي عملكرد، استعدادهاي پنهاني افراد را هم شناسايي كنند. اين مهم به دليل آن است كه معمولا در ترفيع افراد به ويژه سرپرستان، فقط به عملكرد گذشته آنها توجه مي شود، در حالي كه بايد به بررسي استعداد آنها، به ويژه توانايي مديريتي آنها پرداخته شود، زيرا عملكرد موفق يك شخص دريك شغل، دقيقاً بدان معنا نيست كه درآينده مي تواند در پست بالاتر به همان نحو عمل كند. تأكيد زياد بر مهارت هاي فني و فراموش كردن مهارت مهم ديگر، اشتباهي است كه در ترفيع كاركنان در پست هاي مديريتي صورت مي گيرد. بنابراين از طريق ارزيابي عملكرد مي توان به استعداد افراد پي برد و با توجه به آن تصميمات مربوط را ايفا كرد. ( زارعي متين، ۱۳۷۹، ص۱۵۵)

۷- بازخورد

ارزيابي عملكرد، از طريق بازخورد، اطلاعاتي را فراهم مي كند. اين اطلاعات به كاركنان كمك مي كند كه رفتارشان را ارزيابي كنند، بهبود عزت نفس و اعتماد نفس را تسهيل مي نمايد كه به نوبه ي خود منجر به بهبود عملكرد مي شود. از آنجايي كه بازخورد عملكرد، اطلاعاتي را براي نيروي كار درمورد نتايج فراهم مي كند، كاركنان بيشتر و بهتر به دستيابي به نتايج مطلوب، قادر و توانا مي شوند. (Keillor el al , 2001 , p340)

۲-۶- فرآيند ارزيابي عملكرد

هر فرايندي شامل مجموعه اي از فعاليت هاي و اقدامات با توالي و ترتيب خاص منطقي و هدفدار مي باشد. در فرايند ارزيابي عملكرد نيز هر مدل و الگويي كه انتخاب شود، طي مراحل و رعايت نظم و توالي فعاليت هاي ذيل ضروري مي باشد. (رحيمي، ۱۳۸۵، ص۴۵)

 

• شناسايي اهداف ارزيابي عملكرد

ارزيابي عملكرد داراي اهداف گوناگوني است. اين اهداف بيشتر در حول محور اهداف نيروي انساني و سازمان گنجانده شده است. اهداف ارزيابي عملكرد ، بهبود اثر بخشي سازمان ها بوسيله توسعه و ارتباط اطلاعات حياتي درباره منابع انساني سازمان هاست. به عبارت ديگر شناسايي اهداف روش و تعهد قوي سازمان باعث مي شود سيستم ارزيابي عملكرد براي سرپرستن نيروي انساني با معني شود.(حاج كريمي و رنگريز، ۱۳۷۹، ص ۲۰۶)

زمان تنظيم اهداف و مقاصد، مهم ايست كه اهداف كلي سازمان، نوع و كيفيت عملكردي كه تشويق مي شود و نتايج برنامه ريزي نشده بالقوه اهداف بيان شده، مدنظر قرار گيرند. اهداف نه تنها آن چيزي را كه از كاركنان انتظار مي رود مشخص مي كند، بلكه مشخص مي كند تا چه ميزان از آنها انتظار مي رود مشاغل شان را به خوبي انجام دهند. (Montague , 2007 , p43)

 

• تجزبه و تحليل شغل و برقراري استاندارد

پس از اينكه هدف خاص ارزيابي تعيين شد، بايد به برقراري و تنظيم استانداردهاي عملكرد پرداخته شود. براي تعيين استانداردهاي عملكرد بايد از اطلاعات حاصل از تجزيه و تحليل شغل و شرح شغل ها استفاده گردد.( زارعي متين، ۱۳۷۹، ص ۱۵۷) تجزيه و تحليل شغل كمك مي كند تا شغل مورد بررسي قرار گرفته و وظايف و مسئوليت هاي شغلي نيروي انساني بصورت استاندارد مطرح شود به عبارت ديگر تجزيه و تحليل شغل زمينه را جهت تهيه اطلاعات شغلي كه در ايجاد سيستم ارزيابي عملكرد كاربرد دارد، فراهم مي سازد (حاج كريمي و رنگريز، ۱۳۷۹، ص ۲۰۷)، بايد اطمينان داشت كه شرح شغل به روز است و دقيقاً مهم ترين وظايف و مسئوليت هاي شغل را منعكس مي نمايد.

ويژگي هاي استانداردهاي مؤثر شامل موارد زير است؛

 

• آنها بايد براساس شغل باشند، نه كسي كه متصدي شغل است.

 

• قابل دستيابي باشند.

 

• قابل درك باشند.

 

• بر روي آنها توافق وجود داشته باشد.

 

• خاص، قابل سنجش و امكان پذير باشند.

 

• زمان محور باشند.

 

• مكتوب باشد.

 

• قابل تغيير باشند(اگر شرايط ايجاب كند).

مهم است كه استانداردهاي عملكرد به وسيله همه ي بخش هاي درگير درك شود و عادلانه به كار گرفته شود. اين مهم، شايد نيازمند گفتگوها و مذاكراتي بين سرپرست و كاركنان باشد تا اطمينان حاصل شود كه كارمند بداند چه عملكردي از او انتظار مي رود.

(-۴۴Montague , 2007 , p43)

۳- گفتگو درمورد استانداردها و انتظارات با كاركنان

زماني كه استانداردها تعيين شدند بايد در مورد اين انتظارات با كاركنان گفتگو كرد. در اين مرحله سرپرست با رئيس مستقيم، محتوا و وظايف اصلي شغل را با فرد در ميان گذارده، براي وي توضيح مي دهد كه عملكرد او چگونه بايد باشد، همچنين شاخص ها و استانداردهاي ارزيابي عملكرد به اطلاع فرد رسانده مي شود.( سعادت، ۱۳۸۱، ص ۲۱۹)

۴-اندازه گيري عملكرد واقعي و ارزيابي آن

پس از اين كه عملكرد صورت گرفت، بايد به اندازه گيري آن پرداخته شود. اندازه گيري عملكرد با توجه به ماهيت مشاغل، معمولاً از طريق مشاهده عملكرد، گزارش هاي مكتوب و شفاهي عملكردصورت مي گيرد و سپس عملكرد واقعي با استانداردهاي مقايسه مي گردد. در واقع در اين مرحله بر اساس استانداردهاي تعيين شده به ارزيابي عملكرد واقعي پرداخته مي شود. اندازه گيري و ارزيابي عملكرد با روش هاي ارزيابي صورت مي گيرد.( زارعي متين، ۱۳۷۹، ص ۱۵۷)

۵-مطرح كردن نتايج ارزيابي با كاركنان و انجام اقدامات اصلاحي

پس از اطمينان حاصل كردن از رعايت استاندارهاي پيش بيني شده در مرحله ارزيابي عملكرد نيروي انساني، مصاحبه و گفتگوي پايان دورده مطرح مي شود. در اين مصاحبه، از عملكرد گذشته نيروي انساني، مصاحبه و گفتگوي پايان دوره مطرح مي شود. در اين مصاحبه ، از عملكرد گذشته نيروي انساني بحث به ميان مي آيد، كنكاش روي نقاط قوت و ضعف نيروي انساني بعمل مي آيد. در اين نوع از مصاحبه ها بايستي اجازه مشاركت نيروي انساني در دفاع از عملكرد خود داده شود و تفاهم كلام بين مصاحبه كننده و نيروي انساني بايد وجود داشته باشد.(حاج كريمي و رنگريز،۱۳۷۹،ص۴۱) مدير بايد با داشتن داده هاي جمع آوري شده مناسب آماده باشد و در اين جلسات آماده سازي درگير شود و بايد در مورد اينكه چه چيزي بگويد و چگونه آنرا بگويد، تفكر كرده باشدف اين فرآيند درشكل ۲-۵ نشان داده شده است. (۴۶Montague , 2007 , p)

[۱]-Performance appraisal

[۲]-WorkPsychology

[۳]-Traits

[۴]-Deficiencies

[۵]-Coaching

[۶]-Conselling